結論（成果を先に）
3つの大きな成果
利益が20倍に成長
年間利益100～200万円から2,000万円へ
バックオフィス人員30%削減
約3名の人員削減を実現
業務標準化により大幅な効率化
誰でもできる体制
属人化を完全解消
ミスのない業務運営が可能に
改善前の課題と改善後の変化
改善前の課題
業種の特性：巡回健康診断事業
バスで現地に乗り付け、ドクターや看護師が企業や団体に出向いて健康診断を実施する、巡回健診というビジネスモデル。
深刻だった3つの問題
オフィスを歩けば、手入力作業だらけの「前時代的」な風景。Excelすら部分的にしか使われておらず、見積書作成から当日運営までシステム化されていない
業務が完全に「人についている」状態。その人がいなくなったらできなくなる仕事だらけで、標準化ゼロ、引き継ぎ不可能な状態
年間利益はわずか100～200万円（ほぼ赤字スレスレ）。案件ごとの収益性が全く見えず、人件費管理が感覚頼み。高コストの人材を直前手配することも
「コロナ禍で3ヶ月前までの人材手配ルールが存在せず、1ヶ月前に慣てて手配。自社の安価で信頼できる人材は既に予約済みで、紹介会社経由で高額な人材を調達せざるを得ず、人件費が急騰」
改善後の変化
数字で見る圧倒的な成果
| 項目 | 改善前 | 改善後 |
|---|---|---|
| 年間利益 | 100～200万円 | 2,000万円 |
| 利益成長率 | – | 約20倍 |
| バックオフィス人員 | – | 30%削減（約3名減） |
| 業務標準化 | ゼロ | 全フロー完全標準化 |
業務品質の劇的向上
- 属人化を完全解消、新人でもマニュアル通りに業務遂行可能
- データベース化により、入力ミスや手配漏れが激減
- 標準化とシステム化により、バックオフィス業務が大幅に効率化
- 約3名分（30%）の人件費削減を実現
- 見積段階で収益性を判断し、不採算案件を受注しない体制
- 実績データで「なぜこの案件は人件費が高騰したのか」が即座に分析可能
- 翌日には改善策を策定し、次回契約に反映
- 解約理由、クレーム履歴がデータベースで一元管理
- 問題顧客は契約条件を厳格化、または受注しない判断が可能
やったこと（施策）
業務の完全標準化
受注前から当日まで全フローを標準化
- 見積書作成段階：売上・人件費率の基準を明確化
- 受注・予約段階：顧客データベース化、契約条件の標準化
- 手配段階：人員・車両・機器の配置ルール確立
- 当日運営：データ入力・作業フローのマニュアル化
「3ヶ月前ルール」の徹底
- 健診実施日の3ヶ月前までに、人員・車両・機器の手配を完了させるルールを策定
- システムでフラグ管理し、期限を過ぎると警告表示
- 結果、自社の低コスト人材を確保でき、人件費が劇的に改善
データベース化による「見える化」
全業務データをシステムで一元管理
- 顧客マスタ：企業情報、契約条件、過去のクレーム履歴
- 人材マスタ：医師・看護師・検査技師のスキル（採血可否など）、稼働実績
- 案件マスタ：見積額、実際の参加人数、売上、人件費、粗利
- 実績データ：予定と実績の差異、問題発生時の原因と対策
リアルタイム管理の仕組み
- 当日の勤怠データを翌20日までに確定
- 自動集計により、案件ごとの収益性が即座に可視化
- 問題案件は翌日にアラート、原因分析と対策を即座に記録
収益性の徹底コントロール
2つの絶対基準を設定
- 売上50万円以上：これ以下の案件は原則受注しない
- 人件費率35%以下：見積段階でこの基準を守る
PDCA サイクルの確立
- Plan（計画）：見積段階で売上・人件費率をシミュレーション、基準を満たさない案件は受注しない
- Do（実行）：予算通りの人員配置を徹底
- Check（検証）：実績値を取得し、計画との差異を分析
- Action（改善）：問題が発生した案件は翌日に原因と対策を記録、次回受注時の条件変更へ反映
ペナルティ条項の導入
- 「50人の予定が当日35人」など、極端な人数減少が頻発していた問題に対処
- 契約時に「参加人数が○○人を下回った場合、10万円のペナルティ」などの条項を設定
- 顧客側も安易な人数水増しができなくなり、適正な契約が実現
担当者よりひとこと
「数字が見えない」ことの恐ろしさ
「生産性を上げましょうと言っても、数字が見えないと結局上げられない」
改革前は、感覚で業務を回していたため、不採算案件を受注し続けていました。「50万円で契約したのに、当日35万円分しか実施しなかった」「コロナ禍で人件費が急騰したが、原因が分からない」——こうした問題が日常茶飯事でした。
業務標準化とシステム化の両輪
この改革の核心は、業務標準化とデータベース化を同時に進めたことです。
標準化だけでは不十分
マニュアルを作っても、守られているか検証できない。問題が発生しても、原因分析ができない。
システム化だけでも不十分
業務フローが整理されていないと、システムに落とし込めない。データを取っても、活用方法が分からない。
両方を同時に進めることで、「誰でもできる」「問題が見える」「即座に改善できる」という好循環が生まれました。
これから改善に取り組む方へ
システム導入の前に、まず業務を整理せよ
高額なシステムを導入する前に、以下の3つを徹底してください：
- 業務フローの標準化：誰がやっても同じ結果になるプロセスを設計
- データの見える化：案件ごとの売上・コスト・粗利を必ず記録
- PDCAの仕組み化：問題が発生したら翌日に原因と対策を記録し、次に活かす
これができれば、利益20倍も決して夢ではありません。「見える化」こそが、生産性改革の出発点なのです。
「300人以下の中小企業では、こうした標準化がないところが本当に多い」——規模が小さいからこそ、一人ひとりの生産性が経営に直結します。
