円能寺修二
株式会社JNEXTコンサルティング DX推進担当
DX推進担当。中小企業向けの業務DXやシステム導入支援を中心に、業務設計からツール選定、システム開発、運用定着まで一貫してサポート。現場課題に寄り添った実装力を強みとし、会計・バックオフィス領域を中心に業務効率化を支援している。
「Excelや紙管理をやめてシステム化したいけれど、何から始めればいいかわからない」
そんな悩みを抱える経営者は多いでしょう。
FileMaker開発で最初にすべきことは、画面を作ることではありません。
今ある業務の流れを整理し、何をどう改善したいかを要件として言葉にすることが出発点です。
中小企業では、Excelや紙の業務をそのままシステム化しようとして、かえって使いにくい仕組みになることも少なくありません。
自由度が高いからこそ、最初の設計が成果を左右します。
この記事では、FileMaker開発の進め方・具体例・注意点を、初心者にもわかりやすく整理しています。
導入を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。
なぜ今、FileMaker開発が中小企業の業務改善に向いているのか
FileMaker開発が中小企業に向いている理由は、業務に合わせたシステムを比較的短期間で形にしやすいからです。
FileMakerとは？
プログラミングの知識がなくても、自社の業務に合わせたシステムを構築できるソフトウェアのこと。
顧客管理・在庫管理・申請業務など、幅広い業務を一元管理できる点が強みです。
中小企業では、次のような属人化が起きやすく、業務が増えるほど改善の必要性が高まります。
- 担当者しかわからないExcelが存在する
- 紙の申請書を手で転記している
- 部署ごとに別管理になっている
既製品のシステムでは「必要な機能が足りない」「業務フローに合わない」という悩みが起こりがちです。
FileMakerは自社業務に沿って組み立てやすく、現場の実務に寄せながら段階的に改善できます。
この柔軟さが、中小企業との相性の良さといえるでしょう。
FileMaker開発で見直しやすい4つの業務領域
FileMaker開発で効果が見えやすい業務領域は、大きく4つに整理できます。
顧客管理
見積・受注・対応履歴・請求状況をひとつの流れで追えるようにできます。
販売管理
案件情報から受注・売上予定・請求までをつなげることで、二重入力を減らせます。
在庫管理
入出庫や棚卸の情報を現場で更新しやすくし、欠品や過剰在庫の把握を早められます。
申請業務
紙の稟議・休暇申請・経費申請を一覧化し、承認漏れや進捗不明を減らせます。
こうした領域は、単体で便利にするだけでなく、後から会計や労務とつなげる余地を持たせやすいのも特徴です。
- 「Excelで一覧はあるが、更新や検索が大変」
- 「部署をまたぐ情報共有に時間がかかる」
このような会社では、FileMakerの効果が出やすい傾向があります。
初心者がつまずきやすいポイント｜画面より先に業務フローを整理する
初心者が最もつまずきやすいのは、見た目の画面を先に作ろうとすることです。
FileMakerは画面を作りやすいため、「入力画面を先に作れば前に進んでいる」と感じやすいものです。
しかし業務フローが整理されていないと、後から次のような問題が発生します。
- 項目の追加
- 承認ルールの変更
- 一覧の作り直し
結果として、初期は早く見えても、運用段階で使いにくいシステムになりがちです。
Clarisのヘルプでも、カスタムApp作成の最初の手順は、内容・構造・設計を計画し、テーブルとフィールドを定義することだと示されています。
つまり、先に考えるべきは「どんなボタンを置くか」ではなく、「誰が、何の情報を、どの順で扱うか」です。
画面は最後に整えるもの、業務フローは最初に整理するもの。
この順番を理解しておくことが、FileMaker開発の失敗を大きく減らす第一歩です。
FileMaker開発の進め方と具体例
FileMaker開発は、いきなり画面を作り始めるより、まず現状確認から始める方が成功への近道です。
ここでは基本手順と具体的なイメージを整理します。
FileMaker開発の基本手順｜現状確認から要件定義・設計・運用開始まで
FileMaker開発は次の順番で進めると失敗しにくくなります。
| 手順 | 内容 |
|---|---|
| 現状確認 | 今どの業務が紙やExcelで動いているか、誰が入力し、誰が確認し、どこで止まりやすいかを洗い出す |
| 要件定義 | 何を管理したいか、どんな一覧が必要か、承認は誰が行うか、他システムと連携するかを言葉にする |
| 設計 | テーブル構成・項目・画面・権限・帳票・集計方法を決める |
| テスト・運用開始 | 実際に使いながら確認し、定着させる |
要件定義を飛ばして開発に入ると、途中変更が増え、費用も期間も膨らみやすくなります。
IPAも、システム化の前に既存業務を分析・整理し、要件定義に反映する重要性を示しています。
Excelや紙管理をFileMakerで置き換える具体例
具体例を挙げると、システム化の効果がよりわかりやすくなります。
営業部門の場合
次のような状態では、情報が分散しやすく、担当者が休むと追えなくなりがちです。
- 顧客台帳はExcel
- 見積は別ファイル
- 受注後の進捗は紙
FileMakerで一元化すると、顧客情報を起点にすぐ確認できる情報が増えます。
見積・案件・売上予定・対応履歴
営業会議前に各担当がExcelを持ち寄る必要も減り、状況把握が早くなるでしょう。
総務部門の場合
休暇申請・備品申請・経費申請を紙で回している会社では、承認状況の確認だけで1件数分かかることがあります。
申請件数が月100件あれば、数時間単位のムダです。
FileMakerで申請と承認履歴を一覧化すれば、管理負担を大きく減らせます。
- 差戻し理由
- 未承認件数
会計・労務・販売管理とつながる業務システムを設計する考え方
FileMaker開発を効果的にするには、単独業務の効率化で終わらせず、会計・労務・販売管理とつながる前提で設計することが大切です。
たとえば次のような設計にしておくと、後から別システムへ再入力する手間を減らせます。
- 受注情報を管理するだけでなく、請求や入金確認へつなげる
- 申請業務でも、勤怠や給与・人事情報との関係を考えて設計する
部分最適の積み上げではなく、「どの情報がどこへ流れるか」を先に整理しておくことが欠かせません。
FileMakerを単なる便利ツールではなく、会社全体の業務基盤として育てるための視点です。
内製と外注はどう選ぶべきか｜FileMaker開発体制の決め方
FileMaker開発で迷いやすいのが、内製と外注のどちらがよいかです。
次の目安を参考にしてください。
| 内製が向くケース | 外注が向くケース |
|---|---|
| 社内に業務を深く理解している人がいる | 会計・労務・販売管理との連携が必要 |
| 単一部署の一覧管理や簡単な申請管理 | 複数部署をまたぐ仕組みが必要 |
| 小規模な改善を素早く回したい | 経営数値に影響するシステムを構築したい |
内製か外注かを二択で考えるより、構想と要件定義は専門家と一緒に行い、日々の改善は社内で回すという分担も現実的な選択肢です。
権限設定・データ移行・将来の保守性まで考えるなら、外部の専門家を交えた方が失敗しにくくなります。
運用しやすいFileMaker開発にするための要件整理のポイント
運用しやすいFileMaker開発にするには、要件整理の段階で次の5つを押さえることが必要です。
- 誰が使うか
- 何を入力するか
- どこまで自動化するか
- 何を一覧や集計で見たいか
- どの情報を他システムとつなげるか
Clarisの考え方でも、テーブル、フィールド、カテゴリ間の関係を先に考え、データを細かく分けて設計すると、将来の検索やレポートがしやすくなると示されています。
ここで大切なのは、「今ほしい画面」だけでなく、「半年後に何を見たいか」まで想定することです。
たとえば、顧客名を1項目で持つより、会社名、担当者名、部署名を分けて持った方が、後から分析しやすくなります。
要件整理が丁寧なほど、運用開始後の追加改修も少なくなり、保守しやすいシステムになります。
FileMaker開発の注意点と専門家に相談すべきケース
FileMaker開発を成功させるには、導入前に押さえておきたい注意点があります。
ここでは、失敗しやすいポイントと確認すべき要件を整理します。
FileMaker開発で確認したい4つの注意点
確認したい注意点は、大きく4つに整理できます。
①保守性
項目名やテーブル構成、スクリプトの作り方が整理されていないと、あとで修正できる人が限られます。
②権限設定
営業・経理・管理者で見える情報を分ける必要がある業務では、誰でも同じ情報を編集できる状態は危険です。
③データ移行
既存のExcelや紙台帳からの移行では、重複・表記ゆれ・空欄が多いと、移行後に検索や集計が乱れやすくなります。
④連携要件
将来的に会計ソフト・勤怠システム・販売管理システムと連携したいなら、最初からコード体系やデータの持ち方を揃えておく必要があります。
最初に作りやすい形で作るのではなく、後から直しやすい形で作る視点が大切です。
自社だけで進めると陥りやすい3つの失敗
自社対応で失敗しやすいケースは大きく3つあります。
詳しい社員1人だけが設計を理解していると、その人が異動や退職した時点で改善が止まります。
現場ヒアリングが足りず、「この承認が必要だった」「この帳票がないと困る」と後から追加が続き、システムが複雑になります。
入力期限、更新責任者、承認順、例外処理が決まっていないと、せっかく作ったシステムも使われなくなります。
業務設計と運用定着まで含めて考えなければ、便利そうで使われないシステムになりやすい点に注意が必要です。
専門家への相談をおすすめするケース｜業務全体の見直しが必要な場合
次のような段階なら、FileMaker開発を単独テーマで進めるより、経理・労務・総務などの業務全体の改善として相談した方が効果的です。
- 顧客管理だけでなく、請求や売上管理まで見直したい
- 申請業務だけでなく、労務や会計フローも整えたい
- 複数部署を横断したデータ共有をしたい
特に、「利益を圧迫しているムダを減らしたい」「人手不足でも回る体制にしたい」と考えているなら、個別開発より全体設計が先決です。
FileMaker開発で専門家に依頼するメリットと費用目安
専門家と進める最大のメリットは、システムを作ることではなく、何を作らないかまで整理できることです。
業務のムダや重複を減らし、本当に必要な機能に絞ることで、費用も期間も抑えやすくなります。
開発費用の目安は以下のとおりです。
| 規模 | 開発費用の目安 |
|---|---|
| 小規模 | 50〜300万円 |
| 中規模 | 300〜1,000万円 |
| 大規模 | 1,000万円以上 |
なお、保守・運用費は年間で開発費の15〜20％程度を見込む必要があります。
だからこそ、最初の要件定義と設計で無駄を減らすことが欠かせません。
また、専門家が入ることで次の工程を一貫して支援しやすくなります。
- 現場ヒアリング・業務整理
- 要件定義・設計
- テスト・運用定着
FileMakerは自由度が高い分、作り方で大きく差が出ます。
見た目の画面完成を急ぐより、将来も回せる仕組みをつくることが、FileMaker開発の本当の価値といえるでしょう。
まとめ｜FileMaker開発を業務改善の第一歩に
FileMaker開発は、単なる業務効率化のツールではありません。
目指すのは、今ある業務の流れを整理し、会社全体の仕組みを再設計することです。
次のような課題があるなら、FileMaker開発を検討するタイミングかもしれません。
- Excelや紙管理の属人化が進んでいる
- 部署をまたぐ情報共有に時間がかかっている
- 会計・労務・販売管理との連携が取れていない
- システムを入れたが使われなくなった経験がある
開発の成否を左右するのは、ツール選びより先に行う業務フローの整理と要件定義です。
自社だけで抱え込まず、業務設計から運用定着まで見渡せる専門家に相談することが、失敗しない開発への近道といえるでしょう。
JNEXTグループは、会計・税務・労務・DXを横断し、FileMaker開発単体ではなく、経理・労務・総務を含む業務全体の改善まで一体で支援しています。
「何を作るか」より先に「どの業務を整えるか」を一緒に考えたい方は、まずはJNEXTグループへご相談ください。
