バックオフィス効率化の始め方｜やめる業務と法令上残す記録の見分け方

バックオフィスの効率化は、道具を選ぶ前に「やめる作業」を決めた会社から進みます。
新しいツールを入れても、これまでの作業がそのまま残れば負担は増えるばかりです。
まず必要なのは、減らせる業務と残す業務を分ける仕分けです。

この記事では、バックオフィス業務を4つに仕分ける方法と、費用をかけずにできる打ち手をまとめました。
効率化の途中で省略すると法令違反になる記録も、根拠の条文とあわせて整理済みです。

バックオフィスの効率化はツール選びより先に業務の仕分けで決まる

バックオフィスの効率化には、どのツールを入れるかを考える前に決めることがあります。
今ある業務のうち、どれを減らしどれを残すのかという仕分けです。

効率化が進まない会社は業務を減らさずにツールだけを増やしている

バックオフィスの効率化に取り組んでも成果が出ない会社には、共通した形があります。
これまでの作業を残したまま、新しいツールを足している状態です。
紙の申請書をやめずに申請システムを導入すれば、担当者は両方を扱う羽目になるでしょう。

作業の総量が変わらないまま、覚える手順だけが増えていきます。
効率化の第一歩は、ツールの追加ではなく業務そのものを減らす判断です。

バックオフィス業務は4つに仕分けると手をつける順番が決まる

バックオフィスの業務は、性質ごとに4つへ分けられます。
仕分けが済むと、どこから手をつけるべきかが自然に見えてくるはずです。

①やめる

②まとめる

③機械に任せる

④要件を確認して残す

ただし、やめる判断は法令の有無だけで決まるものではありません。
契約や社内規程、内部統制に関係する作業も、その場では打ち切らない対象です。

これらに関係する作業でまず必要なのは、関係者への確認や規程変更の要否の判断です。
いずれにも当てはまらない作業は廃止の候補とし、影響範囲を確かめたうえで一定期間試しましょう。

①から順に進めると、機械に任せる対象が減り、導入するツールも小さくて済むでしょう。
仕分けを飛ばしてツールから入ると、今の業務をそのまま電子に置き換えるだけで終わりです。
効率化とデジタル化の違いは業務効率化DXとは？期待できる効果と導入時の注意点で整理しています。

バックオフィスの効率化でも省略できない記録は法令で決まっている

仕分けの④に当たる業務は、効率化の前に範囲を確かめておきます。
法令が作成や保存を求めている記録は、手間を理由に省略できない対象です。
どこまでが義務なのかがわかると、それ以外の部分は思い切って減らせます。

労務では労働者名簿・賃金台帳・労働時間の記録が作成の対象になる

労務のバックオフィスには、法令が作成や保存を求めている記録があります。
代表的なものは、次の3つの区分です。

① 労働者名簿と賃金台帳（労働基準法第107条・第108条）

労働者名簿と賃金台帳は、事業場ごとに調製することが定められています。
賃金台帳については、賃金を支払うたびに遅滞なく記入する扱いです。

② 労働時間の記録（労働安全衛生法第66条の8の3）

労働時間は、把握の方法まで決まっている点に注意が必要でしょう。
事業者は原則として、客観的な方法で労働者の労働時間の状況を把握します。
タイムカードやパソコンの使用時間の記録などが、その例です（労働安全衛生規則第52条の7の3）。

やむを得ず客観的な方法で把握しにくい場合は、必要な措置を講じたうえで自己申告によることもあります。

根拠：厚生労働省「労働時間の適正な把握方法」

③ 年次有給休暇管理簿（労働基準法施行規則第24条の7）

年次有給休暇が年10日以上付与される労働者には、基準日から1年以内に5日を取得させます（労働基準法第39条第7項）。
本人が自分で請求して取得した分と計画年休分は、その5日から差し引けます（同条第8項）。

これとは別に、使用者は年次有給休暇を与えた労働者ごとに管理簿を作成します。
記録する項目は、時季・日数・基準日の3つです。

根拠：厚生労働省「年休取得管理簿」Q&A

これらの記録について作成や保存の義務を満たしていない場合は、法令違反となります。

経理では電子取引のデータを電子のまま残すことが必要になる

経理のバックオフィスでは、保存の形式そのものに決まりがあります。
所得税および法人税の保存義務者は、電子取引を行った場合、その取引情報を電磁的記録で保存します（電子帳簿保存法第7条）。
メールで受け取った請求書や、Webサイトからダウンロードした領収書が対象になります。

紙に印刷すること自体は、禁止されていません（国税庁）。
認められないのは、紙だけを残して元の電子データを捨ててしまう形です。
書類を1か所にまとめたい場合も、受け取ったデータはそのまま残しておきます。

省略できないのは記録が残ることで、作り方は変えてよい

法令が求めているのは、必要な事項が記録として残っている状態です。
賃金台帳には様式が定められています（労働基準法施行規則第55条）。
ただし必要な事項が記載されていれば、異なる様式でも差し支えありません（同規則第59条の2）。
会社が工夫できるのは「作り方」の部分です。

法令の範囲内で変えられること

記録そのものは減らせませんが、作る手間には手を入れられます。
3つの帳簿を同じデータから作成できる仕組みにすれば、重複入力や転記が減ります。

省略できない記録・届出	根拠となる法令	期間・期限	効率化してよい部分
労働者名簿	労働基準法第107条	3年間（当分の間）	入社手続きと連動させて自動で作る
賃金台帳	労働基準法第108条	3年間（当分の間）	給与計算ソフトから出力する形に変える
労働時間の記録	労働安全衛生法第66条の8の3	3年間	手書きの出勤簿を客観的な記録に置き換える
年次有給休暇管理簿	労働基準法施行規則第24条の7	3年間（当分の間）	勤怠のデータから自動で集計する
電子取引のデータ	電子帳簿保存法第7条	税法上の保存期間	受け取りから保存までを1か所に集める
健康保険・厚生年金保険の資格取得届	健康保険法施行規則第24条 厚生年金保険法施行規則第15条	事実発生から5日以内	入社情報の入力から届出まで一度で回す

保存期間は、労働基準法第109条が5年間と定めたうえで、当分の間は3年間とされています（同法第143条第1項）。
年次有給休暇管理簿も、当分の間は3年間の扱いです（労働基準法施行規則附則第71条）。

効率化の途中で法令から外れやすい3つの場面

作り方を変える過程では、要件から外れた形に気づかないまま進む場合があります。
現場で起きやすいのは、次の3つの場面です。

給与明細の控えを賃金台帳の代わりにする

賃金台帳には、原則として労働日数と労働時間数まで記入します（労働基準法施行規則第54条第1項）。
時間外労働・休日労働・深夜労働の時間数も、それぞれ分けて記入する対象です。
給与明細の様式によっては、これらの項目が載っていません。

タイムカードをやめて自己申告だけに切り替える

打刻の手間を省くため、申告制へ一本化する会社もあるでしょう。
ただし労働時間の状況は、客観的な方法による把握が原則です。
必要な措置を講じないまま自己申告だけに切り替えると、把握の方法として不十分になる恐れがあります。

社員名簿アプリの登録内容で労働者名簿を兼ねる

労働者名簿に記入する項目は、法令で決まっています。
氏名・生年月日・履歴に加え、性別・住所・従事する業務の種類が対象です。
さらに雇入の年月日、退職の年月日と事由、死亡の年月日と原因も記入します（労働基準法第107条・同法施行規則第53条）。
なお、常時30人未満の労働者を使用する事業では、従事する業務の種類の記入は求められません。

3つとも、手間を減らす目的から起きている点で共通しています。
効率化に着手する前に要件を確かめておけば、後から作り直す手間を避けられるでしょう。

費用をかけずに始められるバックオフィス効率化の4つの打ち手

バックオフィスの効率化は、ツールの購入を伴わなくても始められます。
仕分けの①やめると②まとめるに当たる部分は、社内の決め方を変えるだけで動くためです。
ここでは、予算の確保を待たずに着手できる打ち手を挙げます。

同じ情報を二度入力している箇所を見つけて片方をやめる

バックオフィスでもっとも見つけやすい無駄は、同じ情報の二重入力です。
入社した社員の氏名や住所を、人事の名簿と給与の台帳へ別々に打ち込んでいないでしょうか。
片方を正本と決め、もう片方へは連携・取込・参照のいずれかで反映します。
すぐに連携できない場合でも、入力する担当者と更新の手順の一本化は必要です。

正本を決めておくと、数字が食い違ったときにどちらを直せばよいかも迷いません。

承認の段数を金額と影響の大きさで決め直す

承認の手続きは、増えることはあっても減ることが少ない業務です。
少額の備品購入まで役員の押印を求めていれば、決裁を待つ時間だけが積み上がります。
金額と社外への影響という2つの軸で、段数を決め直しましょう。

段数を減らす前に、どこまでを誰の責任にするかを文書で残しておくと安心でしょう。

依頼の窓口と締め日を1か所に寄せて中断を減らす

バックオフィスの担当者は、作業そのものより中断によって時間を失います。
担当者の作業が中断するのは、社内からの依頼が個別に届くためです。
依頼の窓口と締め日をまとめると、まとまった時間を確保できます。

締め日を動かす場合の基準は、給与の支給日など動かせない期日です。

個別に答えていた問い合わせを共有の答えに置き換える

社内からの問い合わせは、同じ内容が繰り返される傾向にあります。
年末調整の書き方や経費の区分など、毎年同じ質問が寄せられているはずです。
同じ答えを個別に返している限り、担当者の時間は毎回削られます。

一度書いた答えを社内で共有しておけば、担当者が不在でも社員が自分で確認できるはずです。

バックオフィス効率化を小さく試すための3つのステップ

仕分けと打ち手が見えたら、全社へ一斉に広げる前に小さく試します。
1つの業務で結果を確かめてから広げるほうが、社内の負担は軽くなるでしょう。

試す前と後で、処理にかかった時間、入力の回数、差戻しやミスの件数を比べます。
改善が確認できた業務から範囲を広げ、最後に残った定型作業を自動化の候補にします。
その段階でツールを選べば、必要な機能が絞られて費用も抑えられるでしょう。

なお、ツールの選定や導入後の運用でつまずく原因は別の記事で整理しています。
バックオフィス全体をデジタルへ移す進め方はバックオフィスDXの進め方で解説しています。
経理に絞った手順は経理DXの進め方をご覧ください。
システムの選び方でお悩みの場合は中小企業のシステム導入が失敗する原因が参考になります。

まとめ：バックオフィスの効率化は減らす順番を決めてから道具を選ぶ

バックオフィスの効率化は、業務を4つに仕分けるところから始まります。
やめる、まとめる、機械に任せる、要件を確認して残すの順に整理すれば、導入するツールは最小限で足りるでしょう。
法令が作成や保存を求めている記録だけは減らせませんが、作り方なら変えられます。

仕分けの判断で迷いやすいのは、労務と経理が交わる部分です。
賃金台帳や労働時間の記録は労務の法令に、電子取引のデータは税法に根拠があります。
片方の要件だけを見て運用を変えると、もう一方の要件から外れる結果になりがちです。

JNEXTグループには税理士法人と社会保険労務士法人があり、経理と労務の両面から確認できます。
給与計算や労働・社会保険の手続代行、会計システムの導入支援まで、窓口を1つにまとめられる体制です。
無料相談を受け付けていますので、どの業務から減らすべきか迷う段階でお声がけください。