バックオフィス効率化の始め方｜やめる業務と法令上残す記録の見分け方

バックオフィスの効率化は、道具を選ぶ前に「やめる作業」を決めた会社から進みます。
新しいツールを入れても、これまでの作業がそのまま残れば負担は増えるばかりです。
まず必要なのは、減らせる業務と残す業務を分ける仕分けです。

この記事では、バックオフィス業務を4つに仕分ける方法と、費用をかけずにできる打ち手をまとめました。
効率化の途中で減らしてしまうと法令違反になる記録も、あわせて整理しました。

バックオフィスの効率化はツール選びより先に業務の仕分けで決まる

バックオフィスの効率化には、どのツールを入れるかを考える前に決めることがあります。
今ある業務のうち、どれを減らしどれを残すのかという仕分けです。

効率化が進まない会社は業務を減らさずにツールだけを増やしている

バックオフィスの効率化に取り組んでも成果が出ない会社には、共通した形があります。
これまでの作業を残したまま、新しいツールを足している状態です。
紙の申請書をやめずに申請システムを導入すれば、担当者は両方を扱う羽目になるでしょう。

作業の総量が変わらないまま、覚える手順だけが増えていきます。
効率化の第一歩は、ツールの追加ではなく業務そのものを減らす判断です。

バックオフィス業務は4つに仕分けると手をつける順番が決まる

バックオフィスの業務は、性質ごとに4つへ分けられます。
仕分けが済むと、どこから手をつけるべきかが自然に見えてくるはずです。

①やめる

②まとめる

③機械に任せる

④要件を確認して残す

ただし、やめる判断は法令の有無だけで決まるものではありません。
契約や社内規程、内部統制に関係する作業も、その場では打ち切らない対象です。

これらに関係する作業でまず必要なのは、関係者への確認や規程変更の要否の判断です。
いずれにも当てはまらない作業は廃止の候補とし、影響範囲を確かめたうえで一定期間試しましょう。

①から順に進めると、機械に任せる対象が減り、導入するツールも小さくて済むでしょう。
仕分けを飛ばしてツールから入ると、今の業務をそのまま電子に置き換えるだけで終わりです。
効率化とデジタル化の違いは業務効率化DXとは？期待できる効果と導入時の注意点で整理しています。

バックオフィスの効率化でも省略できない記録は法令で決まっている

仕分けの④に当たる業務は、効率化の前に範囲を確かめておきます。
法令が作成や保存を求めている記録は、手間を理由に省略できない対象です。
どこまでが義務なのかがわかると、それ以外の部分は思い切って減らせます。

労務では労働者名簿・賃金台帳・労働時間の記録が作成の対象になる

労務のバックオフィスには、法令が作成や保存を求めている記録があります。
代表的なものは、次の3つの区分です。

① 労働者名簿と賃金台帳

労働基準法で、労働者名簿と賃金台帳を本社・支店など働く場所ごとに作るよう定められています。
賃金台帳のほうは、給与を支払うたびにそのつど記入します。

② 労働時間の記録

労働時間は、把握の方法まで決まっている点に注意が必要でしょう。
労働安全衛生法により、会社は原則として客観的な方法で、社員が働いた時間の状況をつかみます。
タイムカードやパソコンの使用時間の記録などが、その例です。

やむを得ず客観的な方法で把握しにくい場合は、必要な措置を講じたうえで自己申告によることもあります。

③ 年次有給休暇管理簿

年次有給休暇が年10日以上与えられる社員には、与えた日から1年以内に5日を取得してもらいます。
本人が自分で請求して取った分と、会社が計画的に割り当てて取らせた分は、この5日から差し引ける扱いです。

これとは別に、有給休暇を与えた社員ごとに管理簿を作ります。
記録するのは、取得した日・取得した日数・有給を与えた日の3つです。

これらの記録について作成や保存の義務を満たしていない場合は、法令違反となります。

経理では電子取引のデータを電子のまま残すことが必要になる

経理のバックオフィスでは、保存の形式そのものに決まりがあります。
メールで受け取った請求書や、Webサイトからダウンロードした領収書は、電子帳簿保存法により電子データのまま保存します。
対象は、所得税・法人税で帳簿や書類の保存義務がある会社です。

紙に印刷すること自体は、禁止されていません。
認められないのは、紙だけを残して元の電子データを捨ててしまう形です。
書類を1か所にまとめたい場合も、受け取ったデータはそのまま残しておきます。

省略できないのは記録が残ることで、作り方は変えてよい

法令が求めているのは、必要な事項が記録として残っている状態です。
賃金台帳には決められた様式がありますが、必要な事項が書かれていれば別の様式でも差し支えありません。
会社が工夫できるのは「作り方」の部分です。

記録そのものは減らせませんが、作る手間には手を入れられます。
3つの帳簿を同じデータから作れる仕組みにすれば、重複入力や転記が減るでしょう。

省略できない記録・届出	保存期間・提出期限
労働者名簿	3年間（当分の間）
賃金台帳	3年間（当分の間）
労働時間の記録	3年間
年次有給休暇管理簿	3年間（当分の間）
電子取引のデータ	税法上の保存期間
健康保険・厚生年金の資格取得届	事実発生から5日以内

保存期間は、労働基準法が5年間と定めたうえで、当分の間は3年間とされています。
年次有給休暇管理簿も、当分の間は3年間の扱いです。
5年と書かれた資料も見かけるため、社内で保存年数を決めるときは確かめておきましょう。

効率化の途中で法令から外れやすい3つの場面

作り方を変える過程では、要件から外れた形に気づかないまま進む場合があります。
現場で起きやすいのは、次の3つの場面です。

給与明細の控えを賃金台帳の代わりにする

賃金台帳には、原則として働いた日数と時間数まで記入します。
時間外労働・休日労働・深夜労働の時間数も、それぞれ分けて記入する対象です。
給与明細の様式によっては、これらの項目が載っていません。

タイムカードをやめて自己申告だけに切り替える

打刻の手間を省くため、申告制へ一本化する会社もあるでしょう。
ただし労働時間の状況は、客観的な方法による把握が原則です。
必要な措置を講じないまま自己申告だけに切り替えると、把握の方法として不十分になる恐れがあります。

社員名簿アプリの登録内容で労働者名簿を兼ねる

労働者名簿に記入する項目は、労働基準法とその規則で決まっています。
氏名・生年月日・履歴に加え、性別・住所・従事する業務の種類が対象です。
さらに雇い入れた年月日、退職の年月日と理由、死亡の年月日と原因も記入します。
なお、常に30人未満の社員しかいない事業所なら、従事する業務の種類は記入の対象外です。

3つとも、手間を減らす目的から起きている点で共通しています。
効率化に着手する前に要件を確かめておけば、後から作り直す手間を避けられるでしょう。

費用をかけずに始められるバックオフィス効率化の4つの打ち手

バックオフィスの効率化は、ツールの購入を伴わなくても始められます。
仕分けの①やめると②まとめるに当たる部分は、社内の決め方を変えるだけで動くためです。
ここでは、予算の確保を待たずに着手できる打ち手を挙げます。

同じ情報を二度入力している箇所を見つけて片方をやめる

バックオフィスでもっとも見つけやすい無駄は、同じ情報の二重入力です。
入社した社員の氏名や住所を、人事の名簿と給与の台帳へ別々に打ち込んでいないでしょうか。
片方を正本と決め、もう片方へは連携・取込・参照のいずれかで反映します。
すぐに連携できない場合でも、入力する担当者と更新の手順の一本化は必要です。

正本を決めておくと、数字が食い違ったときにどちらを直せばよいかも迷いません。

承認の段数を金額と影響の大きさで決め直す

承認の手続きは、増えることはあっても減ることが少ない業務です。
少額の備品購入まで役員の押印を求めていれば、決裁を待つ時間だけが積み上がります。
金額と社外への影響という2つの軸で、段数を決め直しましょう。

段数を減らす前に、どこまでを誰の責任にするかを文書で残しておくと安心でしょう。

依頼の窓口と締め日を1か所に寄せて中断を減らす

バックオフィスの担当者は、作業そのものより中断によって時間を失います。
担当者の作業が中断するのは、社内からの依頼が個別に届くためです。
依頼の窓口と締め日をまとめると、まとまった時間を確保できます。

締め日を動かす場合の基準は、給与の支給日など動かせない期日です。

個別に答えていた問い合わせを共有の答えに置き換える

社内からの問い合わせは、同じ内容が繰り返される傾向にあります。
年末調整の書き方や経費の区分など、毎年同じ質問が寄せられているはずです。
同じ答えを個別に返している限り、担当者の時間は毎回削られます。

一度書いた答えを社内で共有しておけば、担当者が不在でも社員が自分で確認できるはずです。

バックオフィス効率化を小さく試すための3つのステップ

仕分けと打ち手が見えたら、全社へ一斉に広げる前に小さく試します。
1つの業務で結果を確かめてから広げるほうが、社内の負担は軽くなるでしょう。

試す前と後で、処理にかかった時間、入力の回数、差戻しやミスの件数を比べます。
改善が確認できた業務から範囲を広げ、最後に残った定型作業を自動化の候補にします。
その段階でツールを選べば、必要な機能が絞られて費用も抑えられるでしょう。

なお、ツールの選定や導入後の運用でつまずく原因は別の記事で整理しています。
バックオフィス全体をデジタルへ移す進め方はバックオフィスDXの進め方で解説しています。
経理に絞った手順は経理DXの進め方をご覧ください。
システムの選び方でお悩みの場合は中小企業のシステム導入が失敗する原因が参考になります。

まとめ：バックオフィスの効率化は減らす順番を決めてから道具を選ぶ

バックオフィスの効率化は、業務を4つに仕分けるところから始まります。
やめる、まとめる、機械に任せる、要件を確認して残すの順に整理すれば、導入するツールは最小限で足りるでしょう。
法令が作成や保存を求めている記録だけは減らせませんが、作り方なら変えられます。

仕分けの判断で迷いやすいのは、労務と経理が交わる部分です。
賃金台帳や労働時間の記録は労務の法令に、電子取引のデータは税法に根拠があります。
片方の要件だけを見て運用を変えると、もう一方の要件から外れる結果になりがちです。

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この記事で述べた記録の作成・保存の義務や届出の期限は、次の一次情報が根拠です。