荻野岳雄
税理士法人JNEXT 代表社員
税理士／国税局OB。税理士法人JNEXT代表として中小企業の税務・経営支援に従事。DXを軸にした経営改善や税務戦略を得意とし、実務に基づく発信をYouTubeなどでも行っている。
飲食店やサービス業で複数店舗を展開する際、最も頭を悩ませるのが経理管理の複雑さです。1店舗目は順調に運営できていても、2店舗目、3店舗目と増えるにつれて、売上集計の遅れ、経費処理のミス、現金管理の不透明さといった問題が表面化してきます。各店舗の収支が把握できず、経営判断が遅れるだけでなく、不正リスクも高まってしまうのです。
結論から言えば、複数店舗の経理管理を効率化するには、会計ルールの統一とシステム化が不可欠です。本部主導で標準的な業務フローを確立し、クラウド会計システムやPOSレジとの連携により、リアルタイムで全店舗の経営状況を可視化する仕組みを構築しましょう。
本記事では、複数店舗経営における経理管理の課題を明確にし、効率化のための具体的な進め方、初心者がつまずきやすいポイント、そして専門家への相談が必要なケースまで、実務経験をもとに詳しく解説します。
複数店舗の経理管理が難しい理由と解決すべき課題
複数店舗を運営する企業が直面する経理の課題は、単純に業務量が増えるだけではありません。店舗ごとの独立性と本部による一元管理という、相反する要求を両立させなければならない構造的な難しさがあるのです。
店舗が増えるほど、経理担当者の負担は倍増します。しかし、単に人員を増やせば解決する問題ではなく、仕組みそのものを見直さなければ、ミスや非効率が拡大し続けてしまいます。まずは、複数店舗経営における経理管理の根本的な課題を理解しましょう。
店舗ごとに異なる会計処理と集計の手間
複数店舗を運営する企業でよく見られるのが、各店舗で会計処理のやり方が微妙に異なるという問題です。開店時期が異なれば、その時点での担当者の判断で処理方法が決まり、後任者もそれを踏襲してしまいます。
例えば、同じ消耗品の購入でも、A店では事務用品費、B店では消耗品費、C店では雑費と、勘定科目がバラバラになっているケースがあります。レシートの保管方法も、きちんとファイリングする店舗もあれば、封筒に入れているだけの店舗もあるでしょう。
こうした処理のバラつきは、本部での集計作業を著しく困難にします。月次決算を行う際、経理担当者は各店舗から届いた資料を確認し、勘定科目を統一するために修正仕訳を大量に入力しなければなりません。店舗数が5店舗を超えると、この作業だけで数日を要することも珍しくないのです。
さらに、店舗ごとに会計期間の締め日が統一されていない場合もあります。ある店舗は月末締め、別の店舗は25日締めといった状況では、全社での月次決算が正確に行えず、経営判断に必要な財務情報の提供が遅れてしまいます。
この問題を放置すると、決算作業が煩雑になるだけでなく、税務調査で指摘を受けるリスクも高まります。会計処理の統一性は、単なる効率化の問題ではなく、コンプライアンスの観点からも重要なのです。
経費精算や現金管理のバラつきによるミス
複数店舗を運営する上で特に注意が必要なのが、経費精算と現金管理です。各店舗には小口現金があり、日々の釣り銭準備や急な支払いに対応していますが、この管理が徹底されていないと、金銭トラブルやミスの温床となります。
経費精算のルールが曖昧な場合、店舗スタッフが立て替えた経費の処理にバラつきが生じます。領収書の提出期限が明確でなく、数か月前の経費が突然提出されるケースや、領収書の記載内容が不十分で使途が不明な支出が放置されるケースもあります。
現金管理においては、レジの実際残高と帳簿残高が合わない「現金過不足」が頻発する店舗もあります。1日あたり数百円の誤差でも、それが毎日続けば月間で数万円の不明金となり、決算に影響を与えます。こうした状況は、単なる計算ミスだけでなく、現金の不正使用を疑わざるを得ない場合もあるのです。
また、店舗から本部への送金タイミングも重要です。売上金を店舗で長期間保管していると、盗難リスクが高まるだけでなく、本部での資金繰り管理にも支障をきたします。週次での送金ルールを設けていても、店舗側の対応が遅れれば、全体のキャッシュフロー管理が困難になるのです。
経費精算や現金管理のルールを標準化し、確実に運用する仕組みがなければ、店舗数が増えるほどミスや不正のリスクは増大します。
本部への報告が遅れて経営判断に影響する
複数店舗経営において致命的なのが、各店舗からの経理報告の遅れです。本部が全店舗の状況を把握できなければ、タイムリーな経営判断ができず、ビジネスチャンスを逃したり、問題が深刻化してから気づくことになります。
典型的なケースは、月次の売上報告が翌月15日以降になってしまう状況です。紙ベースの管理では、各店舗が日報や週報を作成し、それを郵送やメールで本部に送り、本部の経理担当者が手作業で集計するという流れになります。この過程で店舗の報告漏れや修正依頼が発生すると、最終的な集計が大幅に遅れるのです。
経営者にとって、先月の売上が今月半ばにしか分からない状態は非常に不利です。競合店の出店や市場環境の変化に素早く対応するには、少なくとも週次、理想的には日次でのデータ把握が必要です。特に飲食業やサービス業では、季節変動や曜日による売上変動が大きいため、リアルタイムの情報がなければ適切な仕入れ調整や人員配置ができません。
また、報告の遅れは、問題店舗の発見を遅らせます。赤字が続いている店舗や、急激に売上が落ちている店舗があっても、報告が遅ければ対策も遅れます。1か月の遅れが、数百万円の損失拡大につながることもあるのです。
さらに、金融機関からの融資を受ける際や、新規出店の判断をする際にも、最新の財務情報が求められます。報告体制が整っていなければ、事業拡大のスピードにも影響するでしょう。
各店舗の収支が見えず不正リスクが高まる
複数店舗を運営する上で最も警戒すべきリスクの一つが、店舗での不正です。本部から物理的に離れた店舗では、日々の現金管理や売上計上が店舗スタッフに委ねられるため、チェック機能が働きにくい環境にあります。
不正の典型例は、売上の一部を記録せず抜き取る「売上除外」です。レジを通さずに現金を受け取ったり、レジ打ち後に取引を取り消して現金を着服したりするケースがあります。こうした不正は、POSシステムと会計システムが連携しておらず、本部でのチェック体制が不十分な場合に発生しやすいのです。
経費の不正使用も問題です。架空の経費を計上したり、私的な支出を会社の経費として処理したりする行為は、領収書の原本確認や支出内容の精査が甘い環境で起こりがちです。特に小口現金の管理が杜撰な店舗では、使途不明金が常態化し、不正との境界が曖昧になってしまいます。
在庫管理の不備も不正につながります。飲食店であれば食材の持ち出し、小売店であれば商品の不正な値引き販売など、在庫と売上の突合ができていなければ検知が困難です。
これらの不正を防ぐには、店舗別の収支を本部がリアルタイムで可視化し、異常値を早期に発見する仕組みが不可欠です。売上高に対する原価率や人件費率の推移、日次の現金過不足の発生状況など、複数の指標をモニタリングすることで、不正の兆候を察知できます。
しかし、多くの中小企業では、こうした管理体制の構築が後回しになりがちです。性善説に基づいて店舗スタッフを信頼することは重要ですが、組織として適切なチェック機能を持つことは、従業員を守ることにもつながるのです。
複数店舗の経理を効率化する具体的な方法と初心者がつまずくポイント
複数店舗の経理管理を効率化するには、属人的な運用から脱却し、誰でも同じように処理できる標準化された仕組みを構築することが重要です。ここでは、実務で効果が実証されている具体的な方法と、導入時につまずきやすいポイントを詳しく解説します。
会計ルールとフローを全店舗で統一する手順
複数店舗の経理管理を改善する第一歩は、会計ルールとフローの統一です。どんなに優れたシステムを導入しても、基本となるルールがバラバラでは効果は限定的です。
まず着手すべきは、勘定科目の統一です。全店舗で使用する勘定科目を一覧表にまとめ、具体的な取引例とともにマニュアル化します。例えば、店舗で使用する洗剤は「消耗品費」、チラシ印刷は「広告宣伝費」、電球交換は「修繕費」といった具合に、迷いやすい項目ほど詳細に規定しましょう。
次に、会計期間と締め日を統一します。全店舗を月末締めに統一し、翌月5営業日以内に本部へ報告するといった明確な期限を設けます。この際、締め作業のチェックリストを作成し、何をいつまでに行うかを可視化すると、漏れが防げます。
証憑書類の取り扱いルールも重要です。領収書やレシートには、必ず使途をメモする、一定金額以上は店長の承認印を押す、原本は専用ファイルに時系列で保管するなど、細かいルールを設定します。
初心者がつまずくポイントは、完璧なルールを最初から作ろうとすることです。実際には、運用しながら問題点を洗い出し、継続的に改善していくアプローチが現実的です。まずは最低限のルールでスタートし、3か月ごとに見直す体制を作りましょう。
また、ルールを作っただけで満足してしまうケースも多く見られます。重要なのは、ルールを全店舗に浸透させ、確実に運用することです。そのためには、後述する教育体制とチェック体制の構築が不可欠です。
クラウド会計システムで店舗別管理を一元化する方法
複数店舗の経理管理を劇的に効率化するのが、クラウド会計システムの活用です。従来の単一店舗向け会計ソフトとは異なり、複数拠点の管理に特化した機能を持つシステムを選ぶことが重要です。
クラウド会計システムの最大のメリットは、店舗と本部が同じデータベースを共有できる点です。各店舗が入力したデータは即座に本部から閲覧でき、リアルタイムで全社の財務状況を把握できます。月次決算を待たずに、日次や週次で店舗別の損益が確認できるため、経営判断のスピードが格段に向上します。
具体的な活用方法として、店舗別の部門設定が挙げられます。会計システム上で各店舗を独立した部門として登録し、すべての取引に店舗コードを紐づけます。これにより、全社の総勘定元帳と並行して、店舗別の試算表や損益計算書を自動生成できるのです。
権限管理機能も重要です。各店舗のスタッフには自店舗のデータのみ閲覧・入力できる権限を付与し、本部の経理担当者は全店舗のデータにアクセスできるよう設定します。これにより、情報セキュリティを保ちながら、分散入力による業務効率化を実現できます。
初心者がつまずくのは、システム導入を急ぎすぎて、データ移行や初期設定が不十分なままスタートしてしまうケースです。既存の会計データを正しくインポートし、勘定科目や部門の設定を慎重に行わなければ、後から大規模な修正作業が必要になります。
また、クラウドシステムはインターネット環境が前提となるため、各店舗のネットワーク環境を事前に確認する必要があります。通信速度が遅い店舗では、データ入力や閲覧に時間がかかり、かえって業務効率が低下する恐れがあるのです。
POSレジと会計システムを連携させる際の注意点
複数店舗経営において、最も効果的な効率化施策がPOSレジと会計システムの連携です。売上データを手入力で転記する作業がなくなり、ミスの削減と大幅な工数削減が実現します。
POSレジとの連携により、日々の売上データが自動的に会計システムに取り込まれます。商品別、時間帯別、決済手段別といった詳細な売上情報が、仕訳データとして自動生成されるため、経理担当者は確認と承認だけで処理が完了します。
ただし、連携にあたっては注意すべきポイントがあります。まず、POSレジと会計システムの互換性確認です。すべてのPOSシステムが全ての会計システムと連携できるわけではありません。既存のPOSレジを使用している場合は、対応する会計システムを選ぶ必要があり、逆に会計システムを先に決めた場合は、対応POSレジへの買い替えが必要になることもあります。
データ連携の頻度とタイミングも重要です。リアルタイム連携なのか、日次バッチ処理なのかによって、データの即時性が変わります。リアルタイム連携は便利ですが、通信トラブル時のリスクもあるため、バックアップ体制を整えておく必要があります。
勘定科目のマッピング設定も慎重に行いましょう。POSレジ上の商品カテゴリーと、会計上の勘定科目は必ずしも一致しません。例えば、POSレジでは「ドリンク」とひとくくりになっている売上を、会計上は「売上高」の補助科目として「アルコール売上」と「ソフトドリンク売上」に分けて計上したい場合があります。こうした細かい設定を事前に設計しておかなければ、後から手作業での修正が必要になります。
初心者がつまずくのは、連携を設定すればすべて自動化されると期待しすぎることです。実際には、返品処理や値引き処理、締め後の修正など、例外的な取引は手動で対応する必要があります。完全自動化ではなく、定型業務の自動化と例外処理の明確化という現実的な目標設定が重要です。
経費精算と現金管理の仕組みを標準化するコツ
複数店舗で最もバラつきが生じやすいのが経費精算と現金管理です。この部分を標準化できれば、経理業務の品質と効率が大きく向上します。
経費精算の標準化は、明確なルール設定から始まります。まず、経費の種類ごとに上限額を設定します。例えば、店舗での消耗品購入は1回5,000円まで、それを超える場合は事前に本部の承認を得るといった具合です。
次に、領収書の提出期限を厳格化します。立て替えた経費は、原則として発生日から7日以内に経費精算書と領収書を店長に提出し、店長は14日以内に本部へ送付するというルールを設けます。提出が遅れた場合の取り扱いも明文化し、例えば提出期限を1か月過ぎた経費は精算不可とするなど、厳しい運用も検討すべきです。
現金管理では、小口現金の上限設定が重要です。各店舗の小口現金は5万円を上限とし、それを超える場合は速やかに本部へ送金するルールを設けます。レジ金と小口現金は明確に分離し、それぞれ別の現金出納帳で管理します。
日次の現金管理フローも標準化します。営業終了後、必ずレジ締めを行い、実際残高と理論残高を照合します。差異が発生した場合は、その日のうちに原因を調査し、現金過不足として記録します。この作業を怠ると、いつ、なぜ現金が合わなくなったのか追跡不可能になります。
初心者がつまずくのは、標準化を厳しくしすぎて現場の反発を招くケースです。ルールは必要ですが、過度に厳格な運用は店舗スタッフの業務負担を増やし、形骸化のリスクがあります。現場の声を聞きながら、実行可能なレベルでルールを設定することが成功の鍵です。
また、経費精算システムの導入も効果的です。スマートフォンアプリで領収書を撮影し、そのまま申請できるシステムを使えば、紙の受け渡しや転記作業が不要になり、処理スピードとペーパーレス化を同時に実現できます。
店舗スタッフへの教育と本部サポート体制の作り方
どんなに優れた仕組みを構築しても、それを運用する人材が理解していなければ意味がありません。複数店舗の経理管理を成功させるには、店舗スタッフへの教育と本部のサポート体制が不可欠です。
教育プログラムは、階層別に設計します。まず、新規採用時の基礎研修で、会社の経理ルールと基本的な処理方法を教えます。レシートの保管方法、経費精算書の書き方、現金管理の手順など、最低限必要な知識を実務に入る前に習得させるのです。
次に、店長やマネージャー向けの管理者研修を実施します。単なる処理方法だけでなく、なぜそのルールが必要なのか、不正リスクをどう防ぐのか、といった管理者としての視点を養います。月次の締め作業や、スタッフの指導方法も含めた実践的な内容が求められます。
定期的なフォローアップ研修も重要です。ルール改定時や新システム導入時はもちろん、年に1回程度は全店舗のスタッフを集めて研修を行い、知識の更新と意識の向上を図ります。
本部のサポート体制としては、専任の相談窓口を設けることが効果的です。経理担当者が各店舗からの質問に対応する時間を設け、電話やチャットでいつでも相談できる環境を整えます。よくある質問はFAQとしてまとめ、社内ポータルサイトに掲載すれば、同じ質問への対応工数を削減できます。
初心者がつまずくのは、研修を一度実施しただけで終わってしまうケースです。人は忘れる生き物であり、特に日常的に発生しない処理は記憶に定着しません。継続的な教育と、困ったときに気軽に相談できる体制が、制度の定着には欠かせないのです。
また、店舗スタッフのモチベーション管理も重要です。経理処理は売上に直結しない業務のため、優先度が下がりがちです。正確な処理を行った店舗を表彰したり、ミスの少ない店舗にインセンティブを与えたりするなど、前向きに取り組める工夫も検討しましょう。
システム導入で失敗しないための選定基準
複数店舗の経理管理を効率化するシステムは多種多様であり、選定を誤ると高額な投資が無駄になります。失敗しないための選定基準を明確にしておきましょう。
第一の基準は、店舗数と今後の拡大計画への対応力です。現在5店舗でも、3年後に20店舗に拡大する計画があるなら、スケーラビリティの高いシステムを選ぶべきです。ユーザー数やデータ量が増えても性能が低下しないか、追加費用はどれくらいかかるのか、事前に確認しましょう。
第二に、業種への適合性です。飲食業、美容業、小売業など、業種によって必要な機能は異なります。飲食業であれば食材管理や原価計算機能、美容業であれば予約管理との連携、小売業であれば在庫管理との連携が重要になります。自社の業種に強いシステムを選ぶことで、カスタマイズの手間を減らせます。
第三に、既存システムとの連携性です。すでにPOSレジや勤怠管理システムを導入している場合、それらとスムーズに連携できるかは重要な判断基準です。APIによる自動連携が可能か、手動でのデータ移行が必要か、連携の容易さを確認しましょう。
コストの透明性も見逃せません。初期費用だけでなく、月額費用、ユーザー追加費用、サポート費用、将来的なバージョンアップ費用など、総保有コストを明確にします。一見安価でも、オプション費用が高額なシステムもあるため注意が必要です。
サポート体制の充実度も重要な選定基準です。導入時のサポート、操作方法の研修、トラブル時の対応スピード、電話やチャットでのサポート可否など、長期的に安心して使えるサポートが提供されるか確認しましょう。
初心者がつまずくのは、機能の豊富さだけで判断してしまうことです。高機能なシステムほど操作が複雑になり、店舗スタッフが使いこなせない可能性があります。必要十分な機能で、誰でも直感的に使えるシンプルなシステムのほうが、現場での定着率は高いのです。
無料トライアルを積極的に活用し、実際に店舗スタッフに使ってもらって評価することも重要です。本部の経理担当者だけでなく、実際に毎日使う現場の声を反映させることが、システム選定成功の鍵となります。
こんなケースは専門家への相談がおすすめ
複数店舗の経理管理は、自社だけで改善できる部分もありますが、専門家の支援が必要なケースも多く存在します。以下のような状況に当てはまる場合は、早めに専門家へ相談することで、時間とコストを大幅に節約できます。
店舗数が増えて経理業務が追いつかない場合
店舗数の増加に経理体制が追いついていない状態は、多くの成長企業が直面する課題です。3店舗までは何とか回っていても、5店舗、10店舗と増えるにつれて、本部の経理担当者が疲弊し、ミスや遅延が頻発するようになります。
このような状況では、単に人を増やすだけでは解決しません。業務プロセス自体を見直し、システム化と標準化を同時に進める必要があります。しかし、日々の業務に追われている状態では、冷静に現状分析を行い、最適な改善策を立案する余裕がないのが実情です。
専門家は、多くの企業の経理改善を支援してきた経験から、業種や規模に応じた最適な管理体制を提案できます。現状の業務フローを客観的に分析し、どこにボトルネックがあるのか、どの業務を優先的に効率化すべきか、具体的なロードマップを示します。
また、店舗数の増加ペースに合わせて、段階的なシステム導入や組織体制の見直しを提案することも可能です。急激な変革は現場の混乱を招くため、現実的なタイムラインで着実に改善を進めることが重要なのです。
さらに、経理担当者の採用や育成についてもアドバイスを受けられます。複数店舗の経理管理には、一般的な経理スキルに加えて、店舗管理や内部統制の知識が求められます。どのようなスキルセットを持つ人材を採用すべきか、社内でどのように育成すべきか、専門家の知見が役立ちます。
適切な管理体制とシステム選定に不安がある経営者
複数店舗を展開する経営者にとって、経理管理の仕組み作りは重要な経営課題です。しかし、会計や内部統制の専門知識がない状態で、適切な判断を下すのは容易ではありません。
特にシステム選定は、数百万円から数千万円の投資を伴う重要な意思決定です。営業担当者の説明だけでは、自社に本当に適したシステムかどうか判断が難しく、導入後に「思っていたのと違う」と後悔するケースも少なくありません。
専門家に相談すれば、中立的な立場から複数のシステムを比較評価し、自社の業種、規模、成長計画に最適な選択肢を提案してもらえます。システムベンダーの営業トークに惑わされることなく、冷静な判断が可能になるのです。
また、内部統制の構築も専門家のサポートが有効です。複数店舗を運営する上で、不正防止の仕組みをどう設計するか、承認フローをどう整備するか、監査体制をどう構築するかといった課題には、専門的な知識と経験が必要です。
税務リスクの観点からも、専門家の関与は重要です。店舗間の資金移動、本部経費の配賦方法、消費税の処理など、複数拠点を持つ企業特有の税務論点があります。誤った処理を続けていると、税務調査で多額の追徴課税を受けるリスクがあるため、事前に適切な処理方法を確立しておくことが賢明です。
JNEXTグループでは、複数店舗経営における経理管理の包括的な支援を提供しています。現状診断から業務フロー設計、システム選定支援、導入後のサポートまで、一貫してお手伝いします。店舗数の増加に伴う経理の課題でお悩みの経営者の方は、ぜひお気軽にご相談ください。貴社の成長戦略に合わせた最適な経理管理体制の構築を支援いたします。初回相談は無料ですので、まずは現状の課題をお聞かせください。
