原価管理システムの選び方｜業種別のタイプと導入前に決める5項目

原価管理システムは、機能の多さだけでは選び切れません。
同じ「原価」でも、税務申告に使う数字と、案件ごとの採算を見る数字では、集める範囲が異なるからです。
ここを整理せずに導入すると、必要な数字をシステムから出せず、表計算で集計し直すおそれがあります。

製品を比較する前に決めたいのは、「何の原価を、どの単位で、どこまで集めるか」です。

この記事では、業種別に合うシステムのタイプと、導入前に整理したい次の5項目を解説します。

この5項目を先に決めれば、比較すべき機能が明確になり、候補を絞りやすくなります。
機能一覧に振り回されず、自社に合う原価管理システムを見つけるための考え方を、順に見ていきましょう。

原価管理システムが扱う「原価」には2つの意味がある

原価管理システムの判断軸は、製品の機能一覧を見るだけでは決まりません。
社内で使われる「原価」という言葉に、2つの意味があるためです。

1つは、決算と税務申告に使う原価。
もう1つは、案件ごとの採算や見積の精度を見る、経営判断のための原価です。
範囲の決まり方がまるで違うため、ここからこの2つを順に見ていきましょう。

税務申告に使う原価は、範囲が法令で決まっている

自社で製造した在庫を決算でいくらとして計上するか。
その基本的な範囲は、法人税法施行令や国税庁の通達で定められています。
挙げられているのは、製造のためにかかった原材料費・労務費・経費です。
加えて、その在庫を使ったり売ったりするために直接かかった費用も含まれます。

つまり、この原価は会社が自由に決められません。
決算と申告に使う数字なので、範囲は外から与えられるものです。

経営判断に使う原価は、自社で範囲を決められる

もうひとつが、案件別の採算や見積の精度を見るための原価です。
この記事では管理用の原価と呼びます。
こちらの範囲は、自社の管理目的に合わせて設計できる数字です。
会計のルールである原価計算基準も、原価計算は弾力性をもつものだと述べています。

たとえば変動費だけを集める直接原価計算は、案件の採算を見るには有効な方法でしょう。
ただし国税庁の通達は、この方法をとる会社に、原価の差額をまとめて調整する簡便な方法を原則として認めていません。
合理性があるとして所轄の税務署長などの承認を受けた場合は例外です。

管理の都合で決めた原価が、そのまま税務で通るとは限らない。
この例がそれを示しています。

2つを同じ明細から出せるかが、製品を見る物差しになる

2つの原価がずれると、現場では二重管理が起こります。
案件の採算表と決算の数字が合わず、月末に突き合わせる作業が残る形です。

防ぎ方は単純です。
集めた明細に「申告に使う」「管理だけに使う」の印を付けて持たせます。
そのうえで、同じ明細から2通りの集計を出せるかを確認しましょう。

	税務申告に使う原価	管理用の原価
範囲を決めるのは	法人税法施行令と国税庁の通達	自社
使う場面	決算・申告	案件別の採算、見積の精度
どう扱うか	法令・通達に沿って処理する	目的に合わせて設計できる
システムで見る点	決算書類の科目に集約できるか	管理用の分類を別に持てるか

この2点が確認できれば、月末の突き合わせは減らせるはずです。
なお、導入の進め方そのものに不安がある場合は、中小企業のシステム導入が失敗する原因もあわせてご覧ください。

原価管理システムのタイプは、原価を集める単位で絞り込める

原価管理システムは、どの業種でも同じものを使うわけではありません。
原価を集める単位が業種によって違うためです。
まず単位を決めれば、候補にするタイプは数種類まで絞り込めます。

単位は、自社が「何ごとに儲かったかを知りたいか」で決まります。
製造業なら製品や工程、建設業なら工事、受託開発や制作業なら案件が単位でしょう。

業種の例	原価を集める単位	候補にするタイプ
製造業（見込生産）	製品別・工程別	製造原価に特化した製品、生産管理と一体のもの
製造業（個別受注）	製造指図書別・ロット別	個別原価計算に対応した製品
建設業・工事業	工事別	工事原価管理の製品、建設業の会計処理に対応したもの
受託開発・制作・士業	案件別・プロジェクト別	プロジェクト原価管理の製品、工数管理と一体のもの
業種を問わない	部門別・大まかな製品別	汎用型の製品、会計ソフトの原価管理機能

自社の単位が2つ以上にまたがる場合もあります。
工事も物販も扱う会社では、どちらを主にするかを先に決めてください。

タイプを絞ったら、毎月の運用を3つの場面で確かめる

タイプを絞った後は、機能の数ではなく、毎月無理なく運用できるかを確認します。
見る場面は「入力・集計・出力」の3つです。

機能の有無を見るだけでは、入力の負担や追加集計の手間までは分かりません。
製品のデモでは、自社の月次業務を一度通して試すと、導入後の流れを具体的に判断できます。

費用や操作性など、システムに共通する確認項目は、経理システム比較の進め方にまとめました。

税務で原価に入れる範囲は、法令と通達で線が引かれている

ここから見ていくのは、2つの原価のうち税務申告に使うほうです。
この範囲は会社が自由に決められません。
線引きを3つの層に分けると、迷いにくくなるでしょう。

入れるのは原材料費・労務費・経費の3つ

自社で製造した在庫の金額は、原材料費・労務費・経費を積み上げて計算します。
中小企業庁の中小会計要領も同じ立場で、製造業なら材料費・労務費・製造経費を積算すると説明しています。
原価管理システムに集める費用も、まずこの3要素をそろえる形が出発点です。

なお材料費は、在庫の評価方法と地続きの論点になります。
在庫の側から見直す場合は、在庫管理をシステム化する際の進め方と注意点もご覧ください。

原価に入れなくてよい費用もある

3要素をそろえると言っても、すべてを入れるわけではありません。
国税庁の通達には、製造原価に入れなくてもよい費用が13項目挙げられています。
「入れなくてもよい」と書かれているとおり、どちらの扱いも認められる費用です。
中小企業に関わりやすいものを抜き出すと、次のようになります。

製造した後にかかる費用にも、別の扱いがあります。
検査や選別の費用、製造場から販売所へ移すための運賃や荷造費、特別の時期に販売するため長期保管する費用の3つです。
この3つは、合計額が製造原価のおおむね3％以内であれば、在庫の金額に入れなくて構いません。

さらに会計のルールでは、支払利息などの財務費用、火災や盗難による損失、法人税や住民税、配当金は原価に入れない扱いです。
ただし管理用の原価に含めるかどうかは、自社の目的に応じて別に判断します。
システム上は、申告用の集計と管理用の集計を分けられるよう分類しておくと安全でしょう。

共通費用の振り分けは、規模が小さければ簡略にできる

複数の製品や案件にまたがる費用は、何らかの基準で振り分けます。
この振り分けが、いわゆる配賦です。
ルールを細かくしすぎると、毎月の作業が重くなって続かないでしょう。

国税庁の通達には、この振り分けを簡略にしてよい場合の定めがあります。
事業の規模が小さいなどの理由で振り分けが難しいときは、完成した製品の原価だけに配って構いません。

これは税務上の扱いです。
製品別や案件別の採算を見るための振り分けは、目的に応じて別に設計します。
粗くすれば精度は落ちますが、毎月回らない精密な設計より、続く設計のほうが経営判断には役立つでしょう。

層	位置づけ	内容の例
法人税法施行令	法令。税務上の在庫の金額に含める要素	原材料費・労務費・経費
法人税基本通達	通達。税務上、入れなくてもよい費用や簡略にできる扱い	事業税、借入金の利子、工場の寄附金、3％基準、振り分けの簡略
原価計算基準	会計上の実践規範。原価に入れない考え方	支払利息、災害損失、法人税、配当金

原価計算基準は企業会計審議会が公表した実践規範であり、法令そのものではありません。
税務上の扱いと必ず一致するとも限らないため、申告に使う数字は法人税法と通達で別途確かめてください。
社内ルールの土台としては十分に使える基準です。

原価管理システムの労務費は、製造や工事にかかわる人の分を集める

原価の3要素のうち、設定を誤りやすいのが労務費です。
給与の支給額だけを入れている会社は珍しくありません。
一方で、全従業員の人件費を原価に入れてしまう誤りもあります。

労務費の範囲は、業種ごとの原価報告の様式で確かめる

原価に入る労務費は、製造や工事にかかわる人の分です。
営業や管理部門の人件費は、原則として販売費および一般管理費になります。
この2つを分ける考え方は、原価計算基準にも示されています。

範囲の確かめ方は、業種ごとに公表されている様式を見るのが早いでしょう。
製造業なら中小会計要領の様式集にある製造原価明細書、建設業なら建設業法施行規則の完成工事原価報告書です。
この2つは、同じ「労務費」でも中身が違います。

様式	労務費に入るもの	従業員の給料手当・法定福利費の扱い
製造原価明細書（製造業）	従業員給与、従業員賞与、従業員退職金、法定福利費、福利厚生費	製造にかかわる分を労務費に計上
完成工事原価報告書（建設業）	工事に従事した直接雇用の作業員に対する賃金・給料・手当など	経費の「うち人件費」として計上

同じ社会保険料の会社負担分でも、製造業では労務費、建設業では経費の中という違いです。
製品のデモでは、自社に必要な労務費や経費の区分を、科目設定や対応表で再現できるか確かめてください。
自社の業種の様式を先に開いておくと、この確認が具体的に進みます。

1時間あたりの人件費と作業時間の取り込み方を確かめる

製品や案件ごとに労務費を直接集計する場合に要るのは、作業時間と1時間あたりの人件費という2つの数字です。
実際の作業時間または作業量に、この単価を掛けて計算します。
賞与や社会保険料の会社負担分のように、まとめて振り分ける費用は別の扱いです。
作業時間は現場の記録、単価は給与や勤怠のデータがもとになります。

つまり数字の出どころが2か所に分かれる点が、製品選びの分かれ目です。
取り込み方は製品によって違い、次のような形があります。

社会保険料の会社負担分を集計から外すと、案件別の利益を実態より大きく判断するおそれがあります。
どの取り込み方を選ぶ場合も、更新を誰がいつ行うかは先に決めてください。
会計ソフトと給与計算ソフトの連携条件は、中小企業向け会計ソフトの選び方でも整理しています。

標準原価を使うなら、差額の計算と出力の方法まで確認する

原価計算の方法は大きく2つで、実際にかかった金額で計算するか、あらかじめ決めた標準で計算するかです。
どちらを選ぶかで、システムに求める機能は変わります。
税務上の扱いも同じではありません。

比較の観点	実際原価計算	標準原価計算
計算のもと	実際の消費量	科学的・統計的に定めた標準
主な狙い	実績の把握と財務諸表の作成	目標との差を見つけて手を打つ
準備の負荷	比較的軽い	標準の設定と改訂が必要
システムに要る機能	実績の集計と振り分け	差の計算・分析と標準の改訂管理

標準原価を設定するいちばんの狙いは、目標との差から手を打つ原価管理の効果を高める点です。
機械設備や生産方式、材料価格、賃率に重大な変化が生じた場合は、標準を改訂しなければなりません。
標準を置くなら、改訂を運用に組み込める製品が必要です。

差が小さければ調整を省ける。ただし明細書の添付が条件

見込みで計算した原価と、法令どおりに計算した原価との間には差が生まれます。
この差のうち期末の在庫に対応する部分は、原則として在庫の評価額に加算する決まりです。

ただし、省略できる場合も定められています。
差が総製造費用のおおむね1％以内であれば、調整をしなくてよいという扱いです。

1％以内でも、明細書を添付しなければ省略できません。
ここは見落とされやすい条件です。
逆に1％を超えた場合も、調整の単位を工場ごとに細分しているなら、各工場の単位ごとに1％以内かを判定できます。
収まっていれば、その単位の調整を省けます。

標準原価や見込み価格を使う場合、製品選びで見るポイントは二つあります。
差額を計算できるか、申告に必要な形でデータを出力できるかです。
すべてを原価管理システムだけで完結させる必要はありません。
不足する集計は、会計ソフトや表計算で補えます。
先に顧問税理士と処理方法を決め、その流れに合う製品や設定を選びましょう。

原価管理システムの出力は、業種ごとの原価報告の様式にそろえる

原価管理システムを入れても、決算の数字とつながらなければ二重管理が残ります。
つなぐ手がかりになるのが、業種ごとに公表されている原価報告の様式です。
出力する科目をこの様式に寄せると、決算への集約と照合がしやすくなります。

製造業は製造原価明細書、建設業は完成工事原価報告書が基準になる

製造業では、中小会計要領の様式集にある製造原価明細書が参考になります。
法定の様式ではなく、決算書を作るときの参考として公表されたものです。
並んでいる科目は、次のとおりです。

区分	並んでいる科目
Ⅰ 材料費	期首材料棚卸高、材料仕入高、期末材料棚卸高
Ⅱ 労務費	従業員給与、従業員賞与、従業員退職金、法定福利費、福利厚生費
Ⅲ 経費	外注加工費、水道光熱費、消耗工具器具備品費、租税公課、減価償却費、修繕費、保険料、賃借料、研究開発費、その他

明細書はここから、当期製造費用に期首の仕掛品を加えます。
そこから期末の仕掛品と他勘定振替高を差し引き、当期製品製造原価を出す形です。

建設業の完成工事原価報告書は、材料費・労務費・外注費・経費の4区分になっています。
製造業の3区分に外注費が加わり、労務費の範囲も先ほどの表のとおり狭い形です。
受託開発や制作業には定まった様式がありません。
案件別の帳票を自社で設計し、会計科目との対応表を作る形が現実的でしょう。

なお中小会計要領は、計算書類を作るにあたって企業の実態に応じて勘定科目を加除・集約できるとも記しています。

管理用の分類は、決算用の科目と対応表でつなぐ

現場が見たい分類と、決算で使う科目は一致しないのが普通です。
工程別や担当者別の切り口は、決算書類には出てきません。
無理に一致させず、対応表でつなぐ形が現実的です。

原価管理システムを比べるときは、明細に管理用のタグや分類を持たせられるかを確認します。
決算用の科目に集約する機能があれば、月次で見ている原価がそのまま決算の材料になるでしょう。
出力の形を先に決めておけば、「この科目で出せますか」と1問で聞けます。

月次の締めそのものが遅れている場合は、月次決算が遅い原因と早期化への実践ステップもご確認ください。

原価管理システムを選ぶ前に社内で決める5項目

ここまで見てきた線引きは、製品を比べる前に社内で決めておく内容です。
順番に決めていけば、比較すべき製品は自然に絞られます。

この5項目が埋まった時点で、製品比較は要件の照合作業になります。
機能一覧を眺めて迷う時間は、そこで終わるでしょう。
既製品では要件を満たせないと分かった場合は、経理システム開発どこに頼む？依頼先の選び方と判断基準もご覧ください。

まとめ｜原価管理システムは2つの原価を分けてから比較する

原価管理システムは、製品を並べるほど決まらなくなります。
税務申告に使う原価の範囲は法令と通達が定め、案件別の採算を見る原価は自社で設計できます。
この2つを同じ明細から出せるかどうか。
それが製品を見るときの物差しです。

タイプの絞り込みは、もっと単純でしょう。
原価を製品別に見たいのか、工事別か、案件別か。
単位さえ決まれば候補は狭まり、あとは毎月続けられるかどうかで選べます。

原価の範囲を決める作業は、税務と労務の両方にまたがる話です。
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